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怎么样理解跟单

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初创外贸公司应如何从零开始搭建

什么是跟单所谓“跟单员(Merchandiser)”,是指在企业运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品或服务运作流向的专职人员,是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中间枢纽,就好比人体内的运动神经一样,随时调度协调各器官之间的配合,以完成大脑所下达的动作指令。一个优秀的跟单员必须具备全面的生产进度控制能力,要求具有严谨的思维、周密的计划,可以说要“一切尽在掌握之中”。

跟单员工作的重要性主要表现为:

1,跟单员需要面对客户,面对订单开展工作。

2,跟单员是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带。

3,随着商品市场的多样化,小批量化以及节奏的加快,其工作性质的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。

4,跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的工作,对外要有业务员的素质,对内要有生产管理的能力。

5,作为一个企业的接单、跟单、出货的窗口,跟单员不了解工厂生产环节的运作情况,那是难以想象的。

6,对于订单的生产来说,执行者是生产部门,跟单员对客户负责而追求的交期达成率就几乎掌握在生产部门的手里,于是,沟通、跟催等能力就特别致命。这是跟单工作的挑战性所在。

7,有些时候,跟单员是业务经理的助理,有些时候,跟单员是业务部门所有业务人员的助理,有些时候,跟单员是老板的助理,更多时候,跟单员是客户的助理。

对跟单员的工作界定如下:

业务跟单:严格来说应该叫“业务跟进”,就是对准客户(即对本公司服务或产品有购买或享用意向的人群)进行跟进,以缔结业务合同为目标的一系列活动。对外是业务员或业务员的助理。

生产跟单:对已接的客户订单进行成品出货送达客户前的生产进度、货运报关跟进,以确保如期出货搭上运输器为目标。对内是业务经理、生产主管和总经理的特别助理。

无论是工厂企业里的跟单员,还是贸易公司的跟单员,其基本职责也都是由“业务跟进”和生产跟单”两大部分构成。对于贸易公司里的跟单员,无非是对工厂运作的介入少一些。

跟单员是业务员

跟单员的工作不仅仅是企业的营业员,被动地接受订单,而要主动地进行业务开拓,对准客户实施推销跟进,以达成订单为目标,即进行业务跟单。为此跟单员必须:

(1)寻找客户。跟单员通过各种途径寻找新客户或跟踪主要客户。

(2)设定目标。跟单员应决定怎样在准客户与现实客户中分配工作时间。

(3)传播信息。跟单员应熟练地将企业产品的相差信息传递出去。

(4)推销产品。跟单员应与客户接洽,演示产品,回答顾客的疑问并成订单。

(5)提供服务。跟单员要为客户提供各种服务,提供咨询意见,加速交货。

(6)收集信息。跟单员要收集市场信息心脏进行市场调查。

(7)分配产品。在产品短缺时优先分配给主要客户。

跟单员是业务助理

跟单员在许多时候是扮演业务经理助理的角色。他们协助业务经理接待、管理、跟进客户。为此,跟单员必须做好以下工作:

(1)传真、电子邮件等文件的回复,打印或验签

(2)计算报价单

(3)验签订单

(4)填对账表

(5)目录的寄送与登记

(6)寄样品

(7)客户档案的管理

(8) 来访客户的接待

(9)主管交办事项的处理

(10)与相关部门业务的联系

跟单员是协调员

跟单员应对客户所订的产品的交货进行跟踪协调,即进行生产跟单。其跟踪的要点有生产进度、货物报关、货物装运等。为此,跟单员在小企业中,可能要身兼数职,既是内勤员,又是生产计划员、物控员,甚至还会是采购员。在大企业中,跟单员则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货,跟踪出货。

跟单员的工作特点跟单员的工作几乎涉及到企业的每一个环节,从销售、生产、物料、财务、人事到总务都会有跟单员的身影出现。跟单员的工作是复杂的、全方位的。

(1)跟单员是一种责任大、权力小的工作岗位。跟单员的工作是建立在订单与客户上的,其责任十分重大,因为订单就是企业的生命,客户就是企业的上帝,失去订单与客户将危及企业生存。但跟单员的权力却是非常小的,他可以说是毫无职权,只是一个办事员而已。跟单员完成其责任的权力不是来自其职权,而是来自其所做的事。

(2)跟单员的工作重心在于沟通协调,而不是在于以权压人。跟单员与客户、与生产部门、与销售部门的工作是一种沟通与协调,都是在完成订单的前提下而进行的与人的沟通的工作。

(3)跟单员的工作是做客户的参谋。跟单员从本质上来讲是为客户服务的,他们在大多数时候是当好客户的参谋。跟单员掌握着企业的大量的客户资料,又对他们的需求特点十分熟悉,同时也了解企业的生产情况,他可以对客户的

订单提出意见,以利于客户的订货。

(4)跟单员的工作节奏是多变与快速的。客户的需求是多样的,有时客户的订单是小批量的,却要求及时出货,这就要求跟单员的工作效率应是快速的。同时,跟单员所面对的客户来自五湖四海,他们的工作方式、作息时间与工作节奏各不相同,这也要求跟单员的工作节奏是多变的。

(5)跟单员的工作是综合性的。跟单员的工作是涉及企业的所有的部门,由此决定其工作是综合性的。对外跟单员执行的是销售人员的职责,对内则是执行生产管理协调,跟单员必须熟悉工厂的生产动作流程与进出口贸易的实务等。

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