成为一名优秀的外贸业务跟单员该如何工作日常工作流程是些什么

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成为一名优秀的外贸业务跟单员该如何工作日常工作流程是些什么

成为一名优秀的外贸业务跟单员该如何工作日常工作流程是些什么

外贸跟单员是指在进出口业务中,在外销合同签订后,依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作,协助履行对外贸易合同的外贸业务人员。

外贸跟单员的工作内容主要是履行合同的跟进,它以货,证,船,款为中心,包括备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。

外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类:

①前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止;

②中程跟单是指“跟”到装船 清关为止;

③全程跟单是指“跟”到货款到账,合同履行完毕为止。

跟单员按业务性质又可分为外贸跟单和订单跟单(生产跟单)。

跟单员对出口货物的跟单工作主要有:接单,跟进生产,出货跟踪,制单结汇等。

首先是关于样品: 要获取订单,备好样品是很重要的一步。

寄目录,样本或准备样品:样品分为工厂现有的款式,新款或按客户来样做的复样。

无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。

外贸跟单员一定要保存好最终的确认样品,以免客人在下单时找不到确认样。

在国际贸易中,凭样品成交的比重很大。作为外贸跟单员要做到:

1: 有完整的产品资料。

2: 新品的成本,价格要进行核算。

3: 新品的制作要留有实样。

4: 客户的来样要保存好原样。

一.接单:接单即合同的签定,订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。

任何载明双方当事人名称,标的物的质量,数量,价格,交货和支付等交易条件的书面文件,包括买卖双方为达成交易而交换的信件,传真,E-MAIL.,都足以构成书面合同。

1.下单方式:客户下单的方式有:Fax, Email或书面合同等方式。跟单员都应注意将它们转成书面订单并要格外注明订单产品的规格、数量,交货期,等。

2.接单的途径:交易会,出访客户,出国参展,邀请客户来访,利用GOOGLE搜索关键词开发的客户,客户访问利用SEO优化后的公司网站,B2B网站上的公司店铺,等等。

3.接单的形式:在出口贸易中,跟单员接的单没有特定的限制,最常见的是:

(1) 合同:(CONTRACT)合同有由卖方草拟销货合同(SALES CONTRACT)和由买方草拟购货合同(PURCHASE CONTRACT)。

(2) 确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些。对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。也叫销货确认书(SALES CONFIRMATION)

购货确认书(PURCHASE CONFIRMATION):这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的轻工商品,日用品,土特产等。

而合同用的比较正规,机器设备,大棕贸易的进出口。

还有协议书,意向书,订单和委托订单等。

客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要及时回复,不能置之不理,否则算默认。

(3)形式发票:PROFORMA INVOICE:买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇,在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称,规格,价格等条件开立的一份参考性发票。

这种发票在成交后不能代替正式发票使用,对双方都无最终约束力。

为了区别于正式发票,它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。(收货人,合同号,形式发票号,开出日期)。

产品信息 (品名,数量,价格,交货期)。合同条款{价格条款要明确 (FOB, CFR, CIF),付款方法要明确 (LC, TT)}。此外,提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。

4.接单的程序: 接单的程序可分为询盘,发盘,还盘和接受四个环节。

(1) 询盘:(INQUIRY)又叫询价,就是买方主动来函请求卖方报价。

(2)发盘:(OFFER)又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。

在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

(3) 还盘:(COUNTER-OFFER)又叫还价,就是对对方给出的价格进行还价。

(4)接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。

二.审单:即审核合同

(1)审单内容: 确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格条款,总额,付款方式,包装要求,交货期,交货方式。

对客户要求的不同材质、不同工艺,甚至加工设备也不一样的产品订单。首先,要看我们目前的水平能否达到客户的要求,这是关键。

(2)开生产单、流程卡:每张单开时,一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门或生产工厂生产之前,应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。

(3)生产过程中,如有意外情况不能满足客户的要求时,一定要及时将情况反映到公司最高层或工厂的厂长,找到解决的办法。

(4)小样:打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求,同样也是大货和产的依据。

一般情况是按正常的手续,小样全部是由客户自己确认后再下单做大货。

(5)修改定单:一般情况是要求客户重新下单,外贸跟单员重新开单交生产部生产。

当客户提出取消定单时,外贸跟单员一定要收回旧的生产单、流程卡 等。

(6)质量:也称品质,是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中,货物的品质不仅是主要交易条件,也是外贸跟单员进行审单的首要条件。

凡是凭规格,等级,标准等文字说明达成的合同,交货的品质必须与合同规定的规格,等级,标准等文字说明相符;

如果是凭样品达成的合同,则必须与样品一致,如果既有样品又有文字说明,则两者均需相符。

(7)数量: 应审查货物的数量是否可以及时备妥。

如合同有“溢短装条款”则卖方在履行合同时,在数量上就可以比较灵活。

如合同数量前加“约”,国际上对约字的含义解释按《跟单信用证统一惯例》,信用证上如规定约字,应允许有不超过10%的增减幅度。

(8)单价,总额的审查:客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错? 新客户下单,要核对与我们给他的报价是否相符。

(9)价格条款的审查: 出口货物的单价条款,也称价格术语,常用的有:

FOB船上交货价(指装运港船上交货的价格术语),

CFR (COST AND FREIGHT.)成本加运费价格术语。

CIF 成本+保险费+运费(指目的港)价格术语。

常用的FOB CFR CIF几种价格术语。

(10)付款方式审查: 付款方式是否能接受LC ,T/T 付定金。 支付的货币能否接受?

(11)包装要求的审查:货物的包装必须符合出口合同的规定,货物的包装如同品质一样,也是外贸合同的主要条款。

有的国家法律把合同中的包装条款视为对货物说明的组成部分。卖方必须按照合同规定的包装方式交付货物。

与客户达成合同前,可以把工厂产品本身自有的包装展示给客户看能否接受?如是客户提出的包装要求,(彩印,尺寸)我们能否做?

客户提出的包装材料我们是否齐全?(内包装,外包装,标签,说明书)内包装:普盒,白盒,彩盒,吸塑外包装:纸箱,木箱,桶装,编织袋。

外包装最主要是运输标志的样式即唛头印刷,如果合同有规定或客户另有指定的唛头,则必须按照合同规定或者客户要求刷制办理;

如果合同未规定,客户对此又无要求,则由出口方自行选定运输标志。一般包括收(发)货人缩写,目的港,件号等内容。

如进口国有关当局规定包装运输标志必须使用特定的文字(如海湾国家要求用阿拉伯文),一般应予照办。等等。

(12)交货期的审查:交货时间是国际贸易货物买卖的主要交易条款,如果违反,买方不仅有权拒收货物并提出索赔,甚至还可以宣布合同无效。

所以,货物备妥的时间必须适应出口合同与信用证规定的交货时间和装运期限。并结合运输条件,根据船期进行妥善安排,一般还应留有余地。

所以,外贸跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备货物,并按时装船送达。

交货期一般应规定一个期限,而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周,3 周,或一个月,二个月,一个季度或更长。

(13)交货方式的审查: 运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。

注:如运费由客户支付,客户决定交货方式 如 FOB价格成交等。

如我们付运费的CIF 或CFR等,尽量用海运。如报的价是海运价,而客户要求空运,我们可要求客户承担多出部分的费用。

(14)检验货物的质量,做好质量监督工作:质量监控是备货过程中一项非常重要的工作。

产品的质量关系到合同能否最终顺利履行,关系到出口商的声誉,出口企业和外贸跟单员必须高度重视。

虽然控制产品质量是生产方的事,但是为了保证按时按质按量对外交货,外贸跟单员只要有条件就应该积极参与全程质量监控。

一旦发生问题,外贸跟单员应该立即提请有关生产部门及时采取措施。

(15)大货生产出来后,还要安排出货:货物出运时,企业一般要求办理出仓手续。

很多外贸进出口公司使用“货物出仓申请单”作为货物出仓的交接手续,是货物出仓办理的主要手段。

三.催审单证:大多数的出口贸易的支付方式选择L/C。对安全收汇有保障,因为是银行信用。只要所提交的单证与信用证条款一致,银行保证付款。

外贸业务员和外贸跟单员有句俗话:“不见兔子不撒鹰” 。 这里的“兔子”不是指合同而是指“可以接受的信用证”。

有时即使接到信用证,但是信用证内容不能为我方完全接受,也是万万不能发货的。就是只有见到合格的“信用证才能发货”

所以,外贸跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证,审核和修改的工作非常非常重视和谨慎,外贸跟单员要认真对待,以保证合同的顺利执行。

1.催证:是指在采用信用证支付方式之下,当进口商未按合同规定的时间开来信用证,或出口商根据货源和运输情况可提前装运时,通过电话,E-MAIL.传真等方式催促进口商迅速开出信用证的行为叫做催证。

2.审证:是当进口商开来信用证时,出口商必须对开证银行及信用证内容进行认真审查核对。

审证是银行和外贸公司的共同职责,但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上审,如开证的国家有无贸易往来,开证行的资信等等。

银行在收到开证行的电开信用证后,应当核对密押;

接到信开信用证时,则应首先核对印鉴(签字),

如果发现印鉴,密押不符时,要及时对外查询核实。同时通知有关公司和企业。

凡是来证必须明确表明“不可撤销的”信用证。并不得附加限制和保留条款。

如在信用证中规定“需开证行通知生效”,“在付款人拒付的情况下承担付款义务” 甚至“银行只负责转交单据的责任,不承担付款的义务”等等。对这种限制或保留条款都不能接受。

在远期信用证项下,规定汇票付款人是进口商时,一般也不能接受,

如果合同规定信用证是保兑的,应审查信用证有无“保兑”字样,保兑行名称及保兑条款。并审查保兑行的资信。

如果合同规定是可转让的信用证。应该审查信用证有无“可转让”字样和可转让条款。

如果合同规定货物需经某地转运,信用证中应该表明“允许转运”

外贸公司跟单员还要审查开证人和受益人是否正确,除合同另有规定外,开证申请人一般应为进口商,对开证申请人的名称和地址应进行认真核对,防止错发错运。

对受益人的名称地址也要认真审查,如果发生错误包括文字上的个别错误都应给予证实并改正。以免将来制单,议付时代理麻烦影响正常收汇

L/C的货物和币种,金额必须与合同一致,金额的大小写要一致。

凡合同中订有“溢短装”条款的,信用证金额应包括“溢装”部分的金额在内;

凡以CIF&C价格条款成交的,其佣金系以后汇付的,信用证金额应该包括佣金数额。

对来证中要求所提供的单据种类,填写内容及文字的要求等,要认真审核。

如:要求发票,产地证必须由国外第三者签证以及在提单的目的港后面加指定码头等等不合理要求,都应该慎重考虑。并要求对方修改信用证。

对保险单内容的要求,应该与合同一致,如果要求与合同不符,应让对方修改信用证或根据保险公司的有关规定适当处理。

增加保险金额或险别时,一定要在信用证中明确“额外费用由开证人负担”

装运期必须与合同规定的时间一致。如果来证太晚或发生意外不能按时装运,应及时电请进口商展延装运期限。

如发现来证仅规定有效期而未规定装运期时,信用证的有效期可视为装运期。

如果信用证的有效期和装运期是同一时间,即所谓“双到期信用证”,可根据能否提前装运而决定是否让对方改证。

当国外来证仅规定装运期,没有规定有效期,必须立即电请对方改证明确有效期,因为信用证的有效期是不可撤销信用证所不可缺少的内容。

来证的到期地点,一般规定在受益人所在国境内,如果规定在国外到期,则不好掌握寄单时间,容易引起纠纷,所以,遇到信用证在国外到期时,应该及时要对方改证为在中国到期。

3.改证:如果发现与合同规定有重大不符,出口商不能接受,应该按照合同的规定,让进口商通过原开证银行修改信用证。

审证后发现问题是常事。包装上,总金额,效期,包括拼写错误。要求对方修改,一份L/C,可能有几处问题,我们要一一指出,一次性修改。

凡是因为对方原因,因修改信用证而影响装运期的,信用证的有效期和装期都要展延。

对国外的修改信用证通知书也要认真审查,如果修改的内容有我们不能接受的条款,要及时将通知书退回通知行,否则按惯例解释,即为接受。

在未收到对方信用证修改通知书时,一般情况下不要对外发货。

四.租船订仓装船:货物备妥,L/C没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的,我们负责租船订仓和装船的手续。

(1)跟单员在出货前4-5天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择,制作装箱单,跟踪装柜等。

(2) 货柜选择:根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有:

20英尺货柜,容积 29 – 30立方,可装17.5吨重货;

40英尺货柜,容积 58 – 61 立方,可装重货22.5吨;

40H英尺高柜,容积 68 –71立方,可装重货27.5吨;

(3)制作装箱单:装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,唛头等。

(4)跟踪装柜:出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。

货柜到厂后,跟单员要监装,指导货物的摆放。如一个柜内有几种货,每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

五:制单结汇:是出口货物跟单的最后一个环节也是最关键一环。

(1)制单:货物装船后,跟单员要及时按L/C,合同或其它单据的内容制作各种单据。

要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有:汇票,发票,海关发票,提单,装箱单,产地证,商检证,保险单等。

(2)结汇:如按L/C的规定制作单据,并及时送交银行,我们就可及时收到货款。

单据要求:正确,完整,及时,简明,整洁,单单相符,单证一致。

六、外贸跟单员职责

1、跟踪每笔订单的生产并将货品顺利的交给客户,收回应收回的款项。

2、同新、旧客户保持联系增加沟通,了解客户所需。

3、掌握、了解市场信息,开发新的客源。

4、做好售后服务。

七、外贸跟单员的售后服务

1.客户投诉或是退货时:对客户的投诉,我们要了解问题出现的原因,并要采取措施,找到对策,避免下次出现。

2.客户要求退货,首先是尽量的使客户接受我们提出的解决方案。若能返修,则对产品进行返修好后再出货。

3.如果很严重的就重新生产,补单生产再送货。

4.尽可能采用相互让步的折中方法。有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客户达到双赢。

八、 外贸跟单员在工作中应该是一个沟通能手:

1.同本厂内的各部门沟通:面对生产部门外贸跟单员就是客户,所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。

多同生产部门沟通,让他们能更明确的了解到在生产订单时客户的意图,使生产更顺利,能更好的满足客户的要求。

2.同客户的沟通:先要了解客户的心态,他们是希望你在最快的时间里,给他最好的货,价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话,同客户的沟通也就不难了。

3.我们若能将手上的每张订单都当作是自己的事,至始至终的做好,对客户就不难交差。

只要我们能真诚地对待客户,客户也会在有些问题上理解你,不会令你难做的。

我们尽可能的替对方多想一点,当客户有钱赚时,老板也就有钱赚,外贸跟单员自己也能有升职加薪的机会。

领航外贸:义乌采购跟单、外贸验货、仓储物流

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