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从零开始学外贸:制单,外贸人的蛋炒饭

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从零开始学外贸(四):制单,外贸人的蛋炒饭

当你刚刚加入一家外贸公司,被领导交办的第一件与外贸相关的任务或许就是制单,他们会说,制单是外贸的基础,任何外贸都需要从制单做起,这样可以更加快速的熟悉业务。

从零开始学外贸(四):制单,外贸人的蛋炒饭

制单,对于外贸新人来说,就好比厨师与蛋炒饭,最简单也最困难。简单是因为它千遍一律,反反复复很枯燥。困难是因为你要非常仔细,尤其是在一些关键点上,稍不留神就有可能出错,为公司造成损失。这也许也是你老板不愿意去干这事儿的原因吧。但是没办法,谁叫咱们是新人呢,都是这么过来的。

从零开始学外贸(四):制单,外贸人的蛋炒饭

在说单据之前,先来说一下外贸单据的作用,外贸单据其实主要是给两种人看的,一个是客户,一个是海关官员。对客户来讲,它是买货和记账的凭证。对于海关来讲,它是申报和税收的依据。

从零开始学外贸(四):制单,外贸人的蛋炒饭

并不是所有的单据都需要由你来制作,像我们上一节所讲的,有些单据,代理服务公司可以帮你完成。但是,这并不意味着你可以高枕无忧了。你需要对所有单据都心知肚明,了解它们的用途,并且有能力检验它们的对错。所以制单其实包括三层含义:制作,收集和审核。

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下面我们还是通过一笔虚拟的外贸业务,来缕一缕外贸业务中最常见的一些单据以及它们的用途。

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外贸合同

中国商人李先生看上了美国商人山姆工厂生产的辣椒,他们谈的很顺利,很快确立了买卖关系,并商定了交易中的种种细节。谈判过后,他俩总觉得空口无凭,我们需要白纸黑字把双方达成的共识写下来,并且签字画押以作凭据,在这份协议中,除了列明产品的相关信息外,还明确了双方应履行的义务和承担的责任,以及违约的后果。这样,他俩的心里才都真正的踏实了。

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发票

签定好契约后,李先生对山姆说,我买了你的东西,给了你钱,你得给我开个凭证,除了公司财务需要外,我还要凭借这张票据,向海关申报和纳税。山姆说没问题,我在出口申报时也同样是需要这个票据的。于是,山姆用A4纸打印了一份票据。上面除了有山姆公司(发货人)与李先生公司(收货人)的相关信息外,还依照合同内容,列明了产品的名称,数量,单价,总价等等,并且由山姆在单据下方签章并手签。

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装箱单

除了发票以外,为了使货物在到达中国口岸后,方便李先生进行清点和提货,山姆为他开出了另外一份文件,文件列明了本次辣椒产品的详细包装信息,包括:一共有多少箱,每箱多少公斤,每箱的尺寸等等,李先生通过这份文件清楚地了解了货物运输与包装的相关情况。

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提单

当山姆将货物交给船公司装船后,船公司为山姆开出了另外一份文件,它是一份物权凭证,谁持有这张凭证,谁就是货物的所有人。当山姆将这份文件转交给李先生时,也就发生了物权的转移。提货时,船公司认单不认人,这张单据上所列明的收获人,在单据上背书后,即可前往船公司提取货物。(说到背书,其实很简单,就是在单据背面盖章签字,仅此而已。)

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一般原产地证书

就在这时,在国际上同样享有盛誉的印度辣椒发生了疫情。各国为保护本国利益,都暂停了印度辣椒的准入许可。为了严格监管,海关要求,所有进入本国的辣椒产品,必须出示该批辣椒的“出生证明”。李先生向美国的山姆说明原因并请求协助,山姆随即前往当地的商会,为李先生开出了带有商会钢印的证明此批辣椒原产于美国的证明文件。

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普惠制原产地证书

说到这里,就要提一下。还有一种“出生证明”的含金量更高,它除了证明产品的产地外,还可以用它来享受关税的优惠或减免。当任意两国政府签订了双边互惠的协定,就可以用它来进行减免关税。由于这份“出生证明”涉及税收,所以须由官方机构进行签发。同时,为了避免滥竽充数和钻空子,规定产品必须由一国直接运往另一国,中间不允许进入第三国市场(即:直运规则)。(我国普惠制原产地办证机构由出入境检验检疫局予以签发。)

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健康证书/植检证明

由于李先生进口的辣椒是植物产品,同时又属于食品类范畴。食品安全在各个国家都很受重视,它与每个人的生命与健康息息相关,不可怠慢。各国规定,凡是涉及食品的进口,必须由出口国官方出具另外一份官方证明文件,证明该产品出口前已被抽样检测,并符合食品级标准,可供人类食用。

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报关/报检委托书

就这样,货物到岸了,李先生凑齐了全套文件,找到了自己熟悉的一家清关服务公司,委托他们为他办理进口申报以及通关手续,为了确保申报产品的信息的准确并明确双方的代理关系,双方签订了一份委托书。

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出口/进口报关单

李先生在完成全部的海关申报手续并缴纳相应税款后,海关予以放行,并针对此批货物签发出一份进口证明文件。同样,对于出口产品,在申报完成后,海关同样会出具一份证明文件,这个文件,我们称之为进口/出口《报关单》。它是产品出入境的合法身份证。

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税单/增值税单

李先生在进口申报时,向海关缴纳了相应的关税与增值税,海关代表国家,向李先生开出一张“国家级”发票,证明此票货物已履行了进口税款的缴纳义务,属于合法进口货物。李先生以此票据,作为企业相应款项的记账支出凭证。

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以上只是我们在外贸业务中最常遇到的一些单据。当然,经营不同种类的商品,会有一些特殊的单证需要处理。这里是以食品为例,如果是机电产品,还会涉及到机电进口许可证;纺织品会涉及到出口配额;汽车会涉及到进口配额;频危物种会涉及到濒危物种许可证等等等等。

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