义乌小型外贸公司的一般采购跟单验货

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注册香港公司对企业开展外贸业务起到重要的作用!

这里说的是一般采购代理型企业的,不能代表每个公司。
如果有兴趣的可以留言,互相学习

具体参靠如下:

一)  前期采购:
根据业务提供的客户需求信息,结合相关工厂信息,寻找合适的供应商和相关样品,进行采样、报价、打样等开发工作。

二)  制单  下单  

1/制单,根据业务移交来的产品记录本和样品或是产品图片,结合合同格式和产品专业共性要求来制”采购合同”. 注意合同内容的完整性, 合同条款的严谨度.,并提交业务初步审核,再交主管最终审核。

2/下单:在下单前整个订单的预算(立方数和交货时间)。
数量少的客人,应先预算立方数再下单,此合同是否整柜,发现少或多要及时通知业务进行协商处理后再下单,以免造成最后的缺货或余货。

下单顺序,根据业务的出货急缓指示,结合工厂的交期的长短等实际情况来操作。

外地工厂通过传真,本地大单要求工厂来公司拿单,小单多单要求到市场下单。需要双方的手写签名,如果是业务员或是司机来拿单的, 必须写上供应商公司名,再填上代签人姓名。

三)制出货清单,跟踪订单(围绕出货清单去执行)  跟单从此步骤开始
1/审单: 接到业务审核后的销售合同(做出货清单用)

2//制“出货清单”,根据该文件要求在下完订单的当天,把产品状态录入“出货清单“得出货立方数和出货时间。出货清单信息必须按照要求填写完整(需要写上供应商名称、货号、英文产品描述、箱数、装箱量、单价、总金额、预计体积、预计

2A/每天围绕“出货清单”的状态去跟踪每个产品的进度,跟单中的进度和结果记录在出货清单中幷每天发给业务和主管(时间:不晚于第二天早上9:30),如果没有变动(提交“无变动”3个字);每个因素里要数据化/详细化。(具体见“出货清单”规范)

2B/中途接到客户要求有所变更的,首先要看改什么?能否接受?如我们的货已生产差不多了, 已收尾,就不可能再更改了,如还没安排问题不大。如已安排了部份,要进行协商。比如数量要减,如工厂已按原数量采购了材料,通用的问题不大,但如是专用的,客户要承担部份费用,
如果是双方协商取消的采购合同,必须要求供应商退回原采购合同。

2C/如果当事人无法有把握解决时必须上报业务,如果业务不能解决的立即上报主管。

四) 验货,收货,出柜。(根据采购合同中的具体细节要求执行),最后一次验货过程必须拍图片。

在验货/收货之前把“出货清单“原样”“大货样”交到业务确认,以避免按不合格的样品去验货/收货。

1/验货:
在每次验货前需要带:采购合同,各类原样和设计稿,后续合同,验货报告,落货资料

首期(下单后的5个工作日内:材质,工艺,色样,包装辅料样,款式设计等跟踪,完整样品最终经业务确认,如果去工厂必须带回所有辅料和半成品样品。)

中期验货(大货开始生产后:做工,尺码,配色、配码等装箱问题),根据采购订单条条核对。

后期(包装完成装柜前:整体效果,做出验货报告、落货资料)验货完成后必须带回齐全的样品,
每次验货必须依据采购合同要求一条一条验,并同时填制验货报告,并带样品回来,除贵重工艺品则拍照。并当天上交到业务审核(不迟于第2天)。

   验货时需要特别注意的事项由业务在采购合同中注明,要求到工厂验货的业务在合同中注明。验货人员验货完成,在已经检验的外箱左上角贴上已检标签。因饰品部门的产品特殊,业务可以在采购合同中注明要求的验货比例。.验货时务必根据各种样品和采购订单上的各项要求,并注意外箱的质。

***要求把打开货的箱数,箱号注明在落货资料上。

4)验货中基本必查点和顺序:1/点箱数;
                         2/查唛头外箱侧唛(货号及数量必须正确,字体端正);
                         3/查包装:从外到里,辅料,配件,单包装;
                         4/料子,工艺;
                         5/颜色,配色;
                         6/技术指标,物理,化学性能;
                         7/拍图片,带样品;(有问题的产品一定要带样品回来)

5)验货时,如遇不合格货品但供应商可以补救的,尽量补过来,如果时间太短,严重者和业务或是主管/经理商量,轻者当事人与工厂协调改正(如结果有取消的要拍下不合格货的图片,当天上报业务,以便通知客人),每天把工作结果记入“出货清单”,做出总结。

6)在称重量和量箱规时,要准确不能马虎(注意重货柜),外箱正、侧唛不可模糊/特别是侧唛一定要清楚。

7)验货后所写的拿款日期
8)在验货过程中需填写公司规定的“验货报告”“落货资料”, 在装柜前一天3点前把原样、订做的大货样交到业务签名方可装柜。
9)在装柜的前填好“定柜通知表”交主管审,由主管交到到单证部;如果是退税柜子要提前两周提交
10)装柜前,校对装箱单上的船公司,目的港、货柜号和锁号及是否该客人的柜子,以免装错,装柜时,指挥、安排

装货顺序(根据业务要求和不同货物情况安排里、外、上、下)
(如化妆品等不能倒立产品,切记装柜时叮嘱装柜人员并监督好,必要时上柜子里监督并指挥。)
五)柜后工作:
1)装柜后当天把”落货资料”交业务,“采购合同“交财务,“报关提单资料表”交到单证部。并把装在最后面的几
种货注明给单证部,以便报关。
 2)装完柜子后要根据订单整理好样品,并注明相应的柜号和发票号及箱数,存放到出货样样品房。

3)如有尾货的及时通知业务(尽量不要尾货)如其中有货取消的,应通知其原因及图片,并反映优质或特殊的供应商。
4)出完货后需把之前没有的产品图片入档,更新不清楚和不完整的图片。并把整柜的图片移给业务。
六)特别注意:
 1/ 外出工厂验货人员,超过7点不能回公司的,要用电话通知主管事由,未能完成的表格,表单在次日9:30完成。
 2/装柜完后,空柜不可超1CBM,多余不超3CBM;
一个柜子的仓储时间不超1周
3/每柜装完后,对每家工厂的质量和交期做出评论。

七)其他

中国市场 & 义乌市场:外贸采购、跟单验货、空运物流。

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