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外贸跟单基本流程精华版

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外贸跟单基本流程:

• 跟单员对出口货物的跟单工作主要有:

(1) 接单 (2) 跟进生产 (3) 催审单证 (4) 出货跟踪 (5) 制单结汇

3.接单的形式:在出口贸易中,最常见的是:

(1) 合同:(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由卖方草拟,后者由买方草拟。

(2) 确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些。对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书(SALES CONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASE CONFIRMATION)。这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的轻工商品,日用品,土特产等。

而合同用的比较正规。机器设备,大棕贸易的进出口。 还有协议书,意向书,订单和委托订单等。

要提的是,客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。

4.接单的程序: 询盘,发盘,还盘,接受等环节。

(1) 询盘:(INQUIRY)又叫询价。

(2)发盘:(OFFER)又叫报价。是卖方向买方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

(3) 还盘:(COUNTER-OFFER)又叫还价。

(4)拒绝还盘 (Decline counter-offer)

(5)接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。

二.审单:即审核合同

1.审单内容: 产品名称、规格 质量 数量 单价、总额 价格条款 付款方式 包装要求 交货期 交货方式。

2.审单方法:

(1)产品名称,规格: 审查时产品代码/型号是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号?有很多公司和企业产品名称的代码/型号同时也代表了规格。

(2)质量:也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。

(3) 数量: 应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。约数:如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%,有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》,信用证上如规定约字,应允许有不超过10%的增减幅度。

(4)单价,总额的审查:

1、客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错?

2、通常我们以美元为结算货币,但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。(英镑,港币,欧元)

(5)价格条款的审查: 出口货物的单价条款,也称价格术语,常用的有:

FOB (free on board, …named port of shipment)船上交货价(指定装运港的价格条件)

CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本+保险费+运费(指定目的港)价格。 FCA (free carrier) (用于空运)by air

(6)付款方式审查:

1. 付款方式是否能接受?LC ,付定金,等等。 2. 支付的货币能否接受?

(7)包装要求的审查:

1. 工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受?

2. 客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做?

3. 客户提供的包装资料是否齐全?(内包装,外包装,标签 hangtag, price tag ,说明书, 唛头 shipping mark)

(8)交货期的审查:跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及

时筹备到货物,并装船送达。

(9)交货方式的审查: 运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。 注:如运费由客户支付,客户决定交货方式。如我们付费,尽量用海运。如报的价是连同海运价,而客户要求空运(赶销售),我们可要求客户承担多出部分的费用。

关于样品: 要获取订单,备好样品是很重要的一步。

1. 寄目录,样本: 2. 准备样品。

(1) 工厂现有的款式 (2) 新款 (3) 客户来样。

要领:无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品,以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中,凭样品成交的比重很大。

作为跟单员,我们要做到:

A: 有完整的产品资料,主动进行宣传。 B: 新品的成本,价格要进行核算。 C: 新品的制作要留有实样。 D: 客户的来样要保存好原样。

形式发票:PROFORMA INVOICE

买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇,在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称,规格,价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用,对双方都无最终约束力。

为了区别于正式发票,它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。(收货人,合同号,形式发票号,开出日期)。 产品信息 (品名,数量,价格,交货期)。合同条款(价格条款,付款方法)。此外,提供银行资料以便客户开证或汇款。

• 签订合同后跟单的主要程序:

• 以货,证,船,款为中心,包括:备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。我们将这些程序概括为:

• 备货及生产跟单 • 催审单证 • 订仓装船 • 制单结汇

二、生产跟单 •

产前批办:准备颜色办,辅料样办,包装样办,产前样办等给客人批,OK后开始生产大货

2. 生产进度跟踪(进度跟踪表,订单号,交货日期,生产进度,问

题解决)

3. 安排QC验货 (中期验货,走货前验货)

4. 准备出货

三、催审单证:大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障,因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证,审核和修改的跟踪工作。

催证:货物快完成时,要催证。

审证:审开证人和受益人是否正确,L/C的货物和金额与合同是否相同,装期,特别条款等。

改证:审证后发现问题如包装上,总金额,有效期,拼写错误等,必须要求对方修改,一份L/C,可能有几处问题,我们要一一指出,一次性修改。

四、订仓装船:货物备妥,L/C没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船订仓和装船的阶段。

按CIF成交的,我们负责租船订仓和装船的手续。

首先: 出货装柜:跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择,制作装箱单,跟踪装柜等。 A. 货柜选择:根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有:20’ (29 – 30立方/17.5吨) 40’ ( 58 – 61 立方/22.5吨), 40’H (68 –71立方/27.5吨)

B.制作装箱单:装箱单应包括出货的品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,唛头等。

C.跟踪装柜:出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后,跟单员要监装,指导货物的摆放。如一个柜内有几种货,每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

按FOB成交的,只要将货物送到指定装货港即可

五、制单结汇:是出口货物跟单的最后一个环节。

A.制单:货物装船后,跟单员要及时按L/C,合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有:汇票,发票,海关发票,提单,装箱单,产地证,商检证,保险单等。

B.结汇:如按L/C的规定制作了单据,并及时送交了银行,我们就可及时收到货款了。单据要求:正确,完整,及时,简明,整洁。

生产企业跟单(工厂跟单)

生产过程跟单的流程:

1、下达生产通知书。跟单员接到客户订单后,应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称,规格型号,数量,包装要求,交货期等。

2、分析生产能力。 生产通知单下达后,要分析企业的生产能力。能否按期,按质地交货。如不能应采取什么措施?要不要外包?

3、制定生产计划。

4、跟踪生产进度

跟踪生产进度的表单:生产日报表,生产进度控制表,生产异常处理表,生产线进度跟踪表。

5.交期延误:如是工厂原因,要通知客户,取得同意后方可出货。如不同意,一是协商,我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。

6. 有关订单的更改问题:客户对已下的订单因市场变化会有更改,有数量上的(或增加,或减少),有包装上的,有交期的变更(或提前,或推迟)。接到客户要求变更,首先要看改什么?能否接收?如我们的货已生产的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。如还没按排,问题不大。如已按排了部份,要进行协商。比如数量要减,我们已按原数量采购了材料,如果是通用的,问题不大。但如是专用的,客户要承担部份费用。对交期:如要提前,我们要根据实际情况说。如要推迟,时间短,问题不大,但如要延迟很长,那仓储费,损耗费要承担。

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