外贸人不能不知道的交易秘籍-验厂审核流程

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第三方检测检验机构现场安排验厂流程一般包括6个环节,即首次会议、现场检查、文件审核、工人面谈以及管理者代表面谈、末次会议。每个环节,对于工厂来说,需要不同的人员参与审核,同时又有很多的注意事项。,

一、首次会议 1-2个审核员来工厂后,召开首次会议(验厂相关负责人参加,审核员介绍此次审核的目的、要求、内容、行程安排、重点强调保密制度和禁止贿赂的相关要求,例如厂房、仓库和宿舍的分布情况。

二、现场检查要点 会议后,第三方检测检验机构的审核员根据分工进行现场检查。现场检查的范围包括厂房平面图,生产车间、仓库、宿舍(如果有)、食堂(如果有)、厕所(重点)、门卫及医务室等,主要关注工厂是否雇用童工或强迫劳动,安全、消防及环保状况,以及工厂生产运作情况。还需要拍照存档。

外贸人不能不知道的交易秘籍-验厂审核流程

三、文件审核

文件审核是客户验厂的重中之重。重要的文件记录包括工厂简介(如果是租赁的厂房根据不同买家有些能接受租赁合同,有些不接受租赁的厂房)、营业执照、员工守册、厂规厂纪、招工登记资料、劳动合同、工资表(重中之重),工资发放记录(重中之重)、安全制度、培训记录、会议记录、安全检查和演习记录(要求有照片)等。一般情况下第三方检测检验机构都要检查全部的人事资料,临时工,不建议工厂在审核当日安排上岗工作,至少一年内的工时及工资记录。审核员通过核算工时工资记录的完整性和正确性,确定工资福利和社保是否符合当地法律要求。以上资料都会以照片的形式出现的报告中

四、工人面谈 员工访谈是验厂过程中,最容易出问题的环节。工人面谈是审核员和工人代表的单独谈话,旨在了解工厂实际的管理制度和运作情况,是否有与资料不符的地方,以便审核结果更加真实和完整。工人面谈一般以小组或者一对一的形式进行,不邀请工人管理者代表参加。面谈工人一般由审核员自己挑选,而不是由工人自我推荐。

外贸人不能不知道的交易秘籍-验厂审核流程

五、管理者代表面谈 整个过程中,工厂应派一名协调员与第三方检测检验机构的审核员进行配合,审核员会随时问工厂的各种问题,以便了解工厂的实际情况。

六、末次会议 的最后一个程序是末次会议,也有少数客户不安排末次会议。在末次会议前,审核员会汇总审核过程中收集的资料,整理出一份审核结果。末次会议主要是向工厂代表通报审核结果,指出不合格项及法规、标准要求,回答厂方提出的疑问

一般当晚审核员结束验厂流程后回宾馆开始撰写审核报告,1周左右出正式报告。

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