一个资深的审核员讲述欧美客人验厂流程

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现在新入行的Auditor越来越多,相比上一代的同行,他们的确有很多优势:年轻、学历更高、英语更好、电脑水平更高等等,然而他们也有一个比较大的劣势,那就是社会经验比较少。很多Auditor进了工厂,只能蜻蜓点水般按照程序走个过场,完全不得门而入,全然找不到感觉。在日常审核中,培养职业感觉和基本判断能力是非常关键的,一个合格的Auditor应该在到达工厂开展工作后一个小时之内,对该工厂的真实情况有一个大概的了解,然后带着这个判断去重点核实,才能发现比较深入和隐蔽的问题。否则的话,只能碰运气,在车间逛一圈,碰得上问题就是幸运,碰不上只能草草收兵,长此以往,受挫感越来越强,在Compliance Audit的信心就会逐渐丧失。

那么,如何对工厂进行一个合理的初步判断呢?以下有一些经验,供大家参考,同时也是抛砖引玉,希望更多的专家谈一谈自己的经验,让大家共同学习,一起进步。

一、每周工作48小时的考勤记录绝对是假。

很多工厂喜欢做每天工作8个小时、每周工作六天的考勤记录,他们觉得这样的工资表容易做,也容易教导工人配合。其实这种工作方式,稍有经验的Auditor 一看就心知肚明。试想,工厂视成本为生命,对工人一分一毫都算得清清楚楚,怎么可能晚上不加班,反而星期六安排加班?要知道,晚上加班只需要付150%的加班费,而星期六加班则要支付200%的加班费,若是偶尔一次两次还有可能,一年到头都是这样上班,那岂不是让老板流血而目视无睹?所以,作为工厂来考虑,如果需要加班的话,必然首选平日晚上加班,其次才安排周六日加班。当然,如果工厂不支付加班费又是另当别论了。

二、考勤长期满足审核标准的记录多数是假。

有一些工厂提供的考勤记录是正好满足客户的规定的,比如国家法律规定每个月加班不得超过36小时,他的考勤就是一年十二月每个月加班36小时;如果客户规定每周上班时间是60个小时,那他的出勤时间就全部是60小时。很显然,这样的考勤记录完全是为了迎合审核的要求来做的,没有真实性。生产性企业最难管理的一个难点就是工时管理,特别是服装、玩具等人力劳动占主要因素的产业,根本不可能做到标准化,例如工厂把工时目标控制在每周60个小时,实际执行中必定会有部分工人和部分时段工时超过60小时,而另外一些又低于60小时,60小时这

个目标只能成为一个相对的平均值,而实际数据是以此为中心摆动的,这就是制造业的基本规律。

三、全部工人拿一样的工资,工资表肯定是假。

这种情况也比较普遍。工厂这样做工资,还是为了审核方便,例如可以直接在软件上生成工资表,每个工人都记得住自己的工资额等等。但是,这同样违背了企业的基本规律。一个工厂里,无论裁断、车缝、品检,甚至新学徒与老熟练工人拿一样的工资,显然是不可思议的。所以,在第一次浏览工资表的时候,Auditor就应该暗暗留意,各个部门的工资有无差别,新工人和老工人有没有不同,特别注意工厂的版房师傅,他们是企业最重要的工人,即便是最差的厂,他们的工资也不会太低。

四、不交个人所得税的工资表有问题。

现在由于社会保险与地方税务挂钩,工资表上经常不再反映社保的减扣项,但是职工的个人所得税是应该列入工资表中的。所以,在初次浏览工资表时,如果看到工资水平较高的员工没有按照要求扣减个人所得税,这往往意味着有问题,因为企业如果不为员工交纳所得税,这是吃力不讨好的事情,企业不会做这种事。

但是仅仅以此推断工资表是假的还不够,因为可能有的企业支付计件工资,每周一结,每单一结,其工资总表可能是后面才汇总的因而忽略了这一项;还有些公司通过对外压低工资水平,达到少缴纳社会保险的目的。因此Auditor应该抓住这个问题询问工厂,直接问工厂的会计或出纳,她们才是应该回答这些问题的人。如果审核陪同人喧宾夺主,抢着进行解释,那嫌疑就很大了。

前面的一些分析,也许一些读者看了觉得不以为然:“能够达到标准的企业根本没有几个,一看加班少就知道工厂是做假的。”此话并未说到点子上。Auditor的职责就是调查取证,虽然可以从经验和常识上怀疑工厂有做假的嫌疑,但是如果找不到证据,就无法提出这个结论。否则的话,一句“我知道他们都做假。”Social Compliance Audit这个行业就不需要在中国存在了。就如同足球比赛中,虽然裁判可以判球员假摔、手球、拖延时间,却不可以判双方打假球。只有从逻辑推理中找到漏洞,发现蛛丝马迹,然后顺藤摸瓜,找到要害,才能在一次审核中尽可能深入的接近真实。除非象Sears 那样“不讲理”的打法,利用买家地位强行赋予Auditor无限大的权力,那就不叫Audit了,直接叫trial更恰当。

总的来说,企业做假的漏洞,往往是因为贪图做假的便利而忽视了其逻辑性,细心的审核员往往很容易从中找到疑点。只要发现了疑点,就说明它做假还没到金身不破的水平,就要树立信心去征服它。以下再总结一些:

1、注意工资表上的签名。

有一些没有经验的工厂,做假工资表时往往自己伪造工人签名,这样一来全厂工人在工资表上的笔迹都是一样的。工厂受过一次挫折之后,下一次学乖了,会找几个人交替伪造笔迹,一些粗心的Auditor就很容易被骗过去。其实应该注意,如此伪造的笔迹往往是没有一致性的,同样一个工人,可能一月和二月工资表上的签名完全两样,挑几个笔迹鲜明的工人对比一下,再核实他们合同和人事档案上的签名,如果有明显不一致的就应加倍留意。

2、长期全勤的工厂肯定有问题。

有很多工厂提供的考勤记录,一年到头十二个月没有工人请假、迟到、早退,这样的资料绝对不真实。稍有工厂经验的人都知道,由于工人纪律观念和生活条件等原因,考勤一直是工厂老大难问题,迟到早退是经常的事。考勤记录完全全勤,往往是由保安、文员临时炮制出来的“山寨版”考勤。

3、星期天偶尔打一次卡的工卡有问题。

有的工厂使用打卡钟打卡考勤,经常会在本应该休息的星期日或节假日那天,早上有一次打卡的痕迹,如果问工厂,往往解释“打错了”。事实上,由于打卡钟打卡不容易涂改,有时上班的工人没有意识到是星期天(因为其实他们没有星期天),去上班的时候就习惯性的打上早班卡了,等主管上班发现的时候,提醒工人“今天不用打卡”,之后的下班工人就没有打卡,但是早上那一次记录却不能删除掉。换位思考一下,你的公司周六、日不上班,你会有同事星期六早上到公司门口刷了卡才知道今天是周末吗?当然,如果工厂用了电脑考勤,那就可以干净的清除掉这个疏忽了。所以,当看到在周末有一次打卡这种现象的时候,一定要反应过来:这个厂星期天不休息。

4、只提供三个月考勤和工资的工厂有问题。

这样的工厂还不少。当然解释也是五花八门,有的说“送回台湾/香港总公司了”,有的说“送到劳动局审核了”,有的说“送到会计师事务所审核了”,这些解释用一句话来说就是自作聪明,侮辱Auditor的智商。比较靠谱的说法,“弄丢了”,“电脑坏了”,至少听起来比较顺耳。请注意,这里面往往有问题,通常说明工厂是平时不做考勤的,或者考勤工资是见不得人的,因此另外做一份专门应付审核,而且不做多,做多浪费还容易出错。企业如果建立了正式的考勤制度和工资报表,那么这些记录一定会保留至少两年,这是《会计法》早就规定的,并且现行的仲裁规定中也作出了同样的要求。

5、不提供最近一个月的考勤记录,可能是个见过世面的高手。

有些工厂在审核中没有提供当月的考勤记录,有的Auditor感到奇怪,就算是做假,也不至于懒成这样吧?其实这样的工厂不可小看,他们往往还是个做假的高手呢!工厂不提供当月的考勤记录,原因很可能有两点:一是他们的现场生产记录是每月底进行内审,因此如果查历史生产记录是查不到不一致的情况的,而当月的生产报表尚未内审可能有休息日上班的记录,他们就不提供当月的考勤记录使Auditor无法交叉对比;二是这些工厂可能接触过一些比较强硬的客户,某些欧美品牌公司在正式审核前一个月之前会对工厂进行摸底,例如夜晚在工厂外拍照(surveillance) ,周日打匿名电话试探是否上班等,工厂不了解对方掌握了多少情报,为了求保险,不提供近期的考勤,虽然也是个违规,但是避重就轻。

6、手工考勤还不加班,一定要多加留意。

记得几年前,验厂还刚刚普及,用笔记记录考勤的现象是十分普遍的,至少占工厂的30%,考勤本上密密麻麻的写满了“14”、“16”甚至“通宵”等字样。如果一个工厂连打卡钟都舍不得买,说明他对工时的管理是十分不重视的,这样的工厂达标的可能性极低,一定要反复求证、追根溯源,否则反馈到公司和客户那里,对你的Performace一定会打上问号。

7QC拿出工资表,不能忽视的荒谬。

很多工厂是由品质部门负责Social Compliance,也许是由于他们跟客户和公证行打交道比较多吧?还有一些工厂,甚至是由销售部、低级文员负责,这当中或多或少不合情理。CSR涉及企业的方方面面,如果企业的老板或者最高负责人不亲自过问的话,切实改善提高是没有可能的。所以,当看到工厂以一个不切合身份的代表接待审核时,往往说明他们只不过派一个代表出来玩“猫鼠游戏”,Auditor 就应该清醒的认识到,他的发言是精心准备和有目的性的,不要受其影响而应独立判断。因此,Auditor与工厂代表接触时,要老练的问他的名片,了解他的职责,并且用一些常识试探他的深浅,对那些回答类似“我刚来不久,不了解”的人,一定要多一个心眼。

心理学中有一个基本的常识:撒谎会造成心理压力,而且压力的大小与撒谎的多少成正比。这个常识构成了审讯学的基础,无论是包公判案时代,还是现代FBI取证调查,都是基于这一基本理论,即通过不断的提问,让受审人一遍一遍的重复谎话,一次又一次的编造新的谎言支持前面的谎言,最后导致直接崩溃(招供)或间接崩溃(前后矛盾、丧失辩证)。

在审核中一旦发现工厂的漏洞,虽然通常不能直接当作问题点记录,但是auditor可以通过这些漏洞,向工厂施加压力,从而扭转被动局面,逐渐取得上风的优势。因而,对于任何注意到的线索都不应轻易放过,auditor应该学会用提问的方式追究问题的根本,用追问的方式把压力从自己身上转移到对方身上。要知道,工厂准备审核可能用了一个月的时间,而你只有一到两天的时间去审核,如果没有有意识的向他制造压力,那么往往不能挫败他们的自信,减低工作的难度。

除了前文提到的文件漏洞,在现场观察中也容易发现一些疑点,auditor如果充分注意到这些现象,就有助于摸清工厂底线,把全部疑点结合起来还原事实,实施灵活的应对方案。

1、到达工厂大门时,注意有没有人在附近驻立徘徊。

工人长期加班劳累,如果放假他们做什么?早上睡觉,下午逛街。然而,往往每次早上到达工厂,就会看到三三两两的男女在工厂附近游荡,甚至有的还身着工厂的厂服,显然,他们是被工厂临时下令回避验厂的特殊工人,或者是号外的临时工,或者是经常给工厂制造麻烦的“捣蛋工人”,甚至可能是童工。如果是第二方的auditor,建议你先停下来跟他们说几句话,了解多一些情况;如果是第三方的auditor,建议你记在笔记本上,到了工厂想办法核实一下。

2、检查工厂张贴栏、车间公告处,新撕掉的通知痕迹可能有问题。

工厂张贴的通知或文件,如果是工厂的规章制度、福利政策等,这些固定的信息一般是长期公布,不会变动的。因此,如果看到工厂现场有撕毁公告的痕迹,那很有可能是不愿意被auditor看到的东西,如真实的工资考勤记录、罚款、工资计算方法、临时工名单、加班安排等,甚至就在附近的废纸篓里,就能找到它们的身影。此时要善用“问”字决,问现场的工人,问组长,那是什么?哪里去了?为什么?

3、进入车间时,听到很大声的音乐。

当auditor检查车间时,看到工人干得热火朝天,现场放着很大声的音乐,这种局面并不陌生。请注意,噪音是能够降低人的效率,增加人际摩擦的东西,并无助于企业的生产。那么,工厂为什么要在工作的时候播发那么大音量的音乐呢?答案有二:一是发警报,查厂的来了,现在实行A方案!二是干扰auditor 现场询问员工,使他无法当场进行员工访谈。碰到这样的情形,直接叫工厂关掉音响,在车间呆久点。

4、选择访问的员工时,注意工人的异常反应。

当auditor在生产线上挑选工人参加访问时,工人大概有三种特别的反应必须特别留意。一是目光所到之处,工人露出”蒙娜丽莎的微笑“。通常这些工人是在期待被选中,因为工厂有许诺,按照要求回答问题的将有奖励。工人内心的紧张、期盼交织,就形成了奇怪的微笑表情。二是在接近工人的时候,工人离开座位,或上厕所、喝水,或去拿物料,选择逃避的方式。通常这些工人受到了威胁或者恐吓,工厂可能施加给他们很大的压力,使他们对访谈感到恐惧和厌恶。对以上这两种工人,尽量不要挑选,因为他们不会如实回答问题。第三种工人会在auditor接近身边的时候低下头,不敢与人直视,甚至身体紧张到发抖,面容呆滞。这些工人往往对参加面谈没有信心,他们可能没有完全记住工厂提供的答案,或者从来没有参加过interview,或者对预感说谎而提前感觉压力。Auditor不妨选择这些员工作为突破口。

5、陪同人向车间主任介绍auditor

当陪同验厂的人员在车间或仓库向基层管理人员介绍你的时候,请注意他的口吻了。是介绍的口吻,还是暗示的口吻,或者示警的口吻?对待这些异常的微妙之处,应该当机立断,把陪同人员支开,尽量在不受他干扰的情况下进行沟通。

6、注意电梯文化和厕所文化。

Auditor喜欢走楼梯,因为要检查消防通道。其实应该进电梯、厕所去看一看,货梯和厕所里的文字,往往是工人真情实感的流露,指出来给工厂负责人看,让他们尴尬一下。

7、要检查来料仓库和半成品仓库。

现在工厂使用样板工厂是越来越多了,有时费尽九牛二虎之力也找不到问题,那是因为每个样板工厂后面都有一个或几个影子工厂。Auditor应该尽量留意仓库里的各种物料标签,特别是刚刚从车上卸下来、还装在麻袋里的,注意检查它标签上的来源地,看看有没有可能是外发加工的。注意,现在对很多欧美买家来说,未经许可外发产品是比童工还严重的违规,甚至包括带商标和LOGO的零部件也须批准才能外发生产。

8、宿舍里堆着很多的脏衣服。

工厂负责人陪同参观宿舍时,经常喜欢说这样一句话:“宿舍很乱,工人不讲卫生。”而事实往往可能是:工人加班太多,没有休息时间。特别是,当大多数宿舍里都堆放着没有来得及洗的脏衣服时,说明工人近来忙得连洗衣服的时间都没有了。如果宿舍阳台上挂着很多的衣服,那就是说所有的工人都赶在同一天洗衣服了,道理也是一样的。

前面所说的,基本上是工厂所易于疏漏的线索,审核员通过比对挖掘,可能会发现比较严重的问题。其实,只要在审核中坚持沉着、成熟和细心的原则,比起“蜻蜓点水”、“点到为止”的工作方法和工作态度要有收获得多。最后,再介绍一些巧妙应付工厂的经验,供大家参考,希望有所帮助。

1、如何对付态度恶劣的工厂?

有的工厂负责人态度十分恶劣、狂妄,auditor往往对这样的对手感到头痛,因为对方毕竟是一厂之首,在身份上很难跟他正面对碰,一旦发生争吵,就算有理也破坏了工作的进展。在此情形下,auditor 要弄清楚工厂为什么持这样的态度,是不在乎你公司的生意,还是对审核的本能抵触,或者是因为自信而产生的轻狂?心理学研究表明,人在愤怒和激动的时候会消耗大量的体力。所以,auditor应该巧妙的安排工作时间,不要与他发生摩擦,尽量按兵不动,先完成次要的程序,采用“拖延”的战术。通常,到了下午的时候,他就会被自己弄得精疲力尽,无法再制造更多的干扰,那时再去检查车间、访问工人,这时他在精力上就不是你的对手了。这就是利用人体心理周期的反差,后发制人。

2、跟随工厂人员去取资料。

很多auditor喜欢坐在会议室里,等工厂各部门的人员把资料送上来。其实,如果采用比较主动的方法,可能会有意想不到的效果。例如,工厂送交人事记录上来后,想办法询问有没有未成年人记录、入厂考试记录、以前辞职的员工档案等,对这些之前没有预想到而未充分准备的文件,工厂不好说“没有”,当他(她)去办公室收取时,auditor不妨跟随着一起去,这时候就有可能在他(她)的工作台上发现其它掩藏起来的资料,例如不参加验厂而另外保存的人事资料。

3、尽量亲自操作考勤电脑。

电子考勤制度给工厂提供了很大的方便,然而这种方便往往没有用在正确的地方。当auditor要求工厂打印考勤记录时,应该以节约打印纸为由,到电脑前先看一下上面的资料。通常电子考勤的记录是excel格式,auditor在打开文本后,检查是不是有数据行或列被隐蔽起来了,一般超时加班的记录都藏在里面;或者看excel表格的sheet2 或sheet3,也有可能数据被处理到那里了。如果没有,点击电脑左下角“开始”,将光标移动到“文件”,这时电脑会自动显示该电脑最近使用过的文件,很有可能真实的考勤记录就放在那里。在车间、仓库的电脑道理也是一样的。

4、尽量单独与部门负责人谈话。

在检查车间和仓库时,对车间组长、拉长,仓库保管员等提问题时,尽量先叫验厂陪同人先回避。须知每个岗位各有着重,对验厂负责人来说,他的职责是千方百计通过验厂,而对车间组长、拉长而言,他们的主要职责是管理工人,对仓库保管员而言,就是记录好物料进出。人的基本心理都是希望被他人重视,自己价值得到肯定。因而,在没有外力干预的环境下,车间组长、拉长和保管员等,他们会本能的向你证明他是严格履行他的职责的,而验厂就不是他考虑问题的出发点了。在这个时候,auditor就应顺水推舟,让他们展示一下工作流程,他们就会自然而然的把各种平时记录都拿出来让你过目。

5、保安岗,容易遗忘的角落。

Auditor应该检查门卫和保安岗,请他们出示平时的工作记录。通常保安记录有比较强的连贯性,而且在门卫室,很容易找到真实的请假条、辞工批准单、惩罚记录和夜间巡逻记录等。保安是工厂准备验厂的盲区,auditor不要忽略了这个地方。

6、改变员工访谈的方式和态度。

工人访问是“中国特色”,在东南亚国家,工人可以向auditor申诉一个上午,而在中国,工人们是习惯性的当“沉默的大多数。”其实,员工访问应该是整个审核中最为灵活的部分,因为没有第三人在场,又没有过程证据需要上交。多年的经验表明,访谈成功与否,开局是关键,那种外交辞令似的自我介绍是一定要冷场的。Auditor应该发挥社交才能,改变访谈的气氛才能打破僵局,例如让工人比一比谁的手最白,手上疤痕最多的一定是底部(lasting)工人,这时就问他为什么工作不戴手套;或者试猜每个工人的籍贯,让工人感受到你的亲和力。

7、尽量检查每一间宿舍。

Auditor检查宿舍时往往侧重于检查建筑结构和消防设备,觉得没有工人出现在宿舍里,而且需要拿钥匙开门,浪费时间做无用功。其实,宿舍是工厂准备验厂时比较难以控制的区域,如果时间允许,尽量要求工厂将每一间房门都打开检查,你可能发现里面随意丢着工人的工资条、入厂协议、厂轨、工卡、记件薄等,但是要注意,不要翻动工人的床上物品,即便工厂负责人同意也是违法的。

8、中午吃饭时去巡视食堂。

很多工厂会安排一批人回避验厂,中国人的说法,“人少好做事”。这些工人被告之不要去上班,但是往往忘了吩咐他们一句“中午也不能回来吃饭。”Auditor在午餐时去食堂看一下,见到童工的几率比较大。

9、不妨看一看CCTV

现在做反恐的工厂真多,真佩服发明这玩艺的人。如果工厂有监控录像,尤其是如果在车间里安装有,auditor可以要求检查他们的反恐记录,让他们播放CCTV,选几个星期天让他们打开,这时就可以看到周末到底有没有上班了。

以上所说的纯属个人经验。当然,每个公司的立场不同、职能不同,是否实用不能保证。但是我相信一点:真相只有一个,只要本着自信、沉着、心细、逻辑的出发点,事实终归是事实,虚假永远是虚假。

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